…og McKinsey kom forbi…  

 Af Nicolai Scharling   21/6-2018

Konsulentfirmaet McKinsey har i de senere år sat store effektiviseringsaftryk i den offentlige sektor.

Firmaet, der har mere end 100 afdelinger fordelt ud over kloden, tjente i 2015 tæt på en milliard kroner på konsulentvirksomhed i Danmark, og året efter 775 millioner kroner.

En god del kommer fra statslige arbejdsgivere, som skal have strømlinet arbejdsgange og fundet potentialer for besparelser.

Således også i forbindelse med politiet.

Her er konsulenterne langt fra elsket af de ansatte, når de tropper op med stopure, måler alle processer og fordeler tidsforbruget efter modeller, som viser spild og effektiviseringspotentialer. Arbejdsprocesser koges ind til benet, så man får mere produktion for færre penge.

Modstanderne har fremhævet, at den metode passer fint til en fabrik, men til gengæld efterlader bombekratere i organisationer, som arbejder med omsorg, nærvær, mennesker i krise, tryghed, efterforskning og beredskab.

Der er mange fordomme, mange påstande og mange bøh-mænd i luften, når McKinsey-konsulenter parkerer foran politiets arbejdspladser.

Og så er der vandrerhistorierne, som måske, måske ikke er sande, men som går igen, som da en McKinsey-rapport i Københavns Politi i princippet betød, at halve politifolk skulle køre i kvarte biler, hvis den var blevet ført ud i livet. 

 

Uacceptabelt lavt niveau

For nylig satte formand for Rigspolitiforeningen, Jørgen Olsen, sig for at finde ud af præcist, hvordan McKinsey havde grebet opgaven an, da firmaet skulle komme med anbefalinger til driftsoptimeringer i Nationalt Kriminalteknisk Center (NKC).

Anbefalinger, hvor McKinsey peger på et driftsoptimeringspotentiale på 11,4 årsværk.

Og lad os tage Jørgen Olsens konklusion først:

- Jeg var nok farvet på forhånd, men jeg er alligevel blevet overrasket. Kvaliteten af McKinseys arbejde ligger på et så uacceptabelt lavt niveau, at jeg undrer mig over, at deres analyse overhovedet kan tages alvorligt, siger foreningsformanden, der selv har 15 års erfaring som kriminaltekniker.

Han har på baggrund af samme konklusioner skrevet et udførligt notat om processen, hvis indhold er blevet forelagt ledelsen i samarbejdsudvalget.

- Jeg kan med rette frygte, at der rigtigt mange steder i politiet er blevet effektiviseret og optimeret efter samme model. Det er simpelthen uanstændigt. Jeg gad faktisk godt have svar på, om der noget sted i politiet inden for de seneste år er blevet benyttet en McKinsey-anbefaling, som rent faktisk fungerer i virkeligheden og flugter med arbejdet, siger han. 

En verden uden sygdom

Det første, Jørgen Olsen konstaterede ved gennemgang af analysen, var, at McKinsey udregner et årsværk til flere timer end den gængse udregning, baseret på virkelighedens tal. McKinsey har 46 timer mere at gøre godt med. Det vil sige 1.517 timers produktionstid mod de 1.471 timer, som er faktiske. Det skyldes, at sygefravær ikke findes i McKinseys modeller, i øvrigt heller ikke afspadsering af overarbejde, som ville sænke antallet af produktionstimer yderligere. 

- Vi skal altså driftsoptimere i en verden, hvor ingen bliver syge, for at det kan hænge sammen, konstaterer Jørgen Olsen.

 

4,6 milliarder kroner 

Staten brugte i 2018 over 4,6 milliarder kroner på konsulentydelser.
It-virksomheden Netcompany var med 416 millioner kroner største leverandør af ydelser.
McKinsey er ikke at finde blandt de 15 mest benyttede i 2018. Det er derimod KMD, der solgte ydelser for over 160 millioner kroner til staten i 2018, og dermed indtager en 6. plads over de mest benyttede konsulenthuse.  
KMD står blandt andet for implementeringen af en digital sagsbehandlingsløsning hos Rigspolitiet, ligesom virksomheden var en af Skatteministeriets leverandører af it-systemet EFI. Koncernen beskæftiger cirka 3.200 ansatte og har en årlig omsætning på 5,6 milliarder kroner. 

 

90 minutter med stopur

McKinsey sendte to konsulenter på besøg i NKC. De lavede observationer i to afsnit og lod dem danne udgangspunkt for, hvordan tidsforbruget sikkert var i andre afsnit.

Første observation var i Laboratorieafsnittet, hvor konsulenterne tilbragte 90 minutter med stopur. Da de var to konsulenter til stede samtidig, har de dog sagt, at analysen er baseret på 180 minutters observationer.

De to konsulenter opgjorde deres observationer af de tilstedeværende medarbejdere til: 

- 6 % ventetid.

- 13 % gang efter effekter.

- 6 % gang uden for afsnittet.

- 16 % diskussion, derunder telefonsamtaler.

- 4 % ”behovspauser” (pause, vaske hænder).

- 55 % direkte arbejdstid.

 

På den baggrund konkluderer McKinsey tidsforbruget således:

55 % direkte arbejdstid.

21 % nødvendigt, ikke værdiskabende.

24 % ikke værdiskabende.

- Med baggrund i et skøn om, at 13 årsværk er direkte tilknyttet til den observerede produktion, finder McKinsey, at der er et besparelsespotentiale på 13,8 procent – eller næsten 2 årsværk. I det skøn har de overset, at 2 af de 13 årsværk slet ikke er involverede i den observerede produktion. De står nemlig for den videre dokumentation/registrering af de udfundne spor, siger Jørgen Olsen. 

Bare et snapshot

McKinseys to folk besøgte også Identifikationsafsnittet, hvor de foretog 300 minutters observationer. Hvorvidt det dækker over to gange 150 minutter, ligesom tidligere, er uvist. Men det betyder, at McKinseys folk alt i alt baserede analyserne for hele NKC på 480 minutters observationer, eller otte timer.

I Identifikationsafsnittet blev 27 sagsbehandlinger observeret. Konsulenterne registrerede sagerne med minimums og maksimums sagsbehandlingstid og lavede derefter et udregnet gennemsnit.

Ved at gange gennemsnitstiden med antallet af sager i 2017 er det beregnet, at der skal 3,8 årsværk ud af 10,7 årsværk i afsnittet til den teknisk nødvendige sagsbehandling.

Da McKinsey samtidig selv anfører, at der er tale om et snapshot behæftet med usikkerhed, når man frem til et besparelsespotentiale på 2,7 årsværk i afdelingen.

- Det er noget sjusseri, og for mig at se helt uacceptabelt, men de slipper af sted med det uden at tage indhold, variationer, særlige forhold og andet med i udregningerne. De sjusser bare, mener Jørgen Olsen. 

Grotesk og uacceptabelt

McKinseys konsulenter lavede som nævnt ikke flere målinger i andre afdelinger, men anbefaler alligevel besparelser i Våben- og Sporafsnit samt Dokument- og Fotoafsnit på henholdsvis 2 årsværk og 1,3 årsværk. Det sker primært på baggrund af en rundvisning i afsnittene.

 På denne baggrund og en skriftlig gennemgang af en tidligere Lean-analyse samt inferens fra observationerne i ID-afsnittet og Laboratorieafsnittet, er der udarbejdet et bud på ambitioner for forbedringer i de to afsnit:

• 2 årsværk i Våben- og Sporafsnittet (svarende til 12 procent).
• 1,3 årsværk i Dokument- og Fotoafsnittet (svarende til 10 procent).

McKinsey når også frem til, at Gerningsstedssektionen kan driftsoptimere og altså spare 3,1 årsværk.

Skønnet er baseret på:

• At der i de andre afdelinger kan identificeres et forbedringspotentiale på henholdsvis 15-20 procent og 20-30 procent af de observerede sagsgange.
• Erfaring med driftsoptimeringsprogrammerne viser, at fem procents forbedring er et yderst konservativt estimat, især givet at der inden for samme organisationer er blevet observeret ovenstående forbedringspotentialer.

 

- McKinsey bemærker dog, at det skal holdes for øje, at der er tale om væsentligt forskellige arbejdstrin i henholdsvis Gerningsstedssektionen og Laboratorie-sektionen. Der er derfor udelukkende tale om et skøn, fortæller Jørgen Olsen. 

Dybt rystede kolleger

Han har på baggrund af samme konklusioner skrevet et udførligt notat om processen, hvis indhold er blevet forelagt ledelsen i samarbejdsudvalget. Her blev det tilkendegivet, at der var tale om hypoteser, som skulle undersøges nærmere af Rigspolitiets egne medarbejdere, i dialog med medarbejderne i NKC, inden de endelige beslutninger træffes.

- Der er altså medarbejdere i NKC, som er dybt rystede. Medarbejdere med stor faglighed og ekspertise, som tager sig af DNA-spor og vanskelige og specialerede undersøgelser. De bliver så målt kortvarigt med stopur en tilfældig dag og på den baggrund vurderet. Det er grotesk og uanstændigt, synes jeg. Endda med en overordnet præmis om, at sygefravær ikke findes, og derfor ikke må indgå i regnestykket, siger foreningsformanden.