facebook twitter

KONCERN IT: Vi arbejder med udfordringerne

DANSK POLITI har sendt en række spørgsmål afsted til Koncern IT som følge af den kritik, som vores tema om politiets it rejser. Læs svarene herunder.
  22/6-2015

En lang række kilder på tværs af kredsene nævner, at der er problemer med at komme på internettet på politiets maskiner. Man har fra Koncern IT bedt kredsene – så vidt vi er informeret – om at tage eksisterende løsninger ned, som nu er erstattet med det nuværende net. Hvad er baggrunden for det, og har du et bud på, hvornår forbindelserne kommer til at fungere?

- Koncern IT er glad for at kunne levere en internetløsning direkte på politi-pc’en, hvilket ikke var muligt for bare et par år siden. Vi er dog samtidigt fuldt ud bevidste om, at løsningen endnu ikke fungerer optimalt. Vi har derfor – parallelt med mange af vores andre it-projekter – arbejdet fokuseret på at udvikle og etablere en ny, velfungerende internetløsning, som pt. testes. Der er en klar forventning om at have den nye løsning på plads inden udgangen af juni måned.

 

En anden frustration på tværs af kredsene er, at man ikke altid kan regne med, at dokumenter rent faktisk gemmes i POLSAS. Er det en problemstilling, som Koncern IT arbejder på at løse? Har I et bud på, hvornår det sker?

- Koncern IT har kendskab til udfordringen og arbejder på at løse denne. Det er forventningen, at en ny løsning rulles ud i løbet af den kommende uge (uge 26, red.). Udrulningen af løsninger afhænger dog af den aktuelle beredskabssituation.

- En kort beskrivelse af udfordringen: Af sikkerhedsårsager gemmes en midlertidig fil indeholdende data fra brugerens
POLSAS-arbejdssession på brugerens H-drev, frem for lokalt på brugerens egen politi-pc. Fejlen med mistede dokumenter i POLSAS, menes at opstå ved et glimtvist udfald af adgangen til H-drevet. Efter den netop afsluttede udrulning af Windows 7, er politi-pc’erne nu beskyttet med kryptering af lokale diskdrev. Dette sikrer pc’ens datadrev imod udenforstående og afstedkommer, at vi fremadrettet trygt kan benytte brugerens lokale drev frem for brugerens H-drev til opbevaringen af den midlertidige POLSAS fil.

 

Man har et ønske om, at borgerne skal anmelde digitalt. Men når det sker, skal politiet stadig printe anmeldelsen ud og skrive den ind i politiets systemer, hvilket opfattes som ude af trit med digitaliseringen. Er der en plan for, om digitale anmeldelser i fremtiden ryger direkte ind i politiets systemer?

- Koncern IT er enig i, at det ikke er optimalt, at hele anmeldelsesprocessen ikke er digital. Opgaven omkring digitalisering af de interne processer er dog noget mere kompliceret end digitaliseringen af skabelonerne på politi.dk. Det er derfor besluttet at dele de to opgaver op og i første omgang sikre en optimal proces for borgeren. Men der er iværksat et projekt, som skal sikre, at vi også kan effektivisere den interne arbejdsgang.

 Vi oplever kritik af, at der fra Koncern IT bliver fokuseret mere på at overholde deadlines end at sende gennemprøvede løsninger ud i kredsene. Senest med det nye system til fejlmelding af computerproblemer til kundeservice hos Koncern IT, som skabte problemer og lange ventetider. Et andet eksempel er CEBRA og politi-applikationen, der har været fejlmeldt siden 6. maj. Er det en problematik, I har fokus på? Og hvordan forholder I jer til kritikken?

- Koncern IT har i alle it-projekter fokus på at levere i rette kvalitet, til tiden og til den aftalte pris. Det er selvsagt, at kvaliteten af leverancerne skal være i orden, og Koncern IT bruger mange ressourcer på at sikre, at løsningerne er testede så grundigt som muligt inden idriftsættelse.

- Mht. til de konkrete eksempler:

HP Service Manager (systemet til fejlmelding af computerproblemer) har siden foråret 2014 været under opgradering. Der arbejdes dagligt på at udbedre fejl og mangler i en prioriteret rækkefølge, og vi har etableret et uddannelsesforløb for superbrugere i alle kredse og internt i Koncern IT. Målet er at have et korps af medarbejdere, som kan hjælpe andre, samtidig med at vi arbejder på hurtigst muligt at skabe et stabilt og brugervenligt system.


Borger-app’en har desværre i den seneste tid været ustabil på visse funktioner. Der arbejdes intenst på at finde årsagerne til problemerne. Det skal dog siges, at app’en har fungeret stabilt fra idriftsættelsen i 2014 til maj 2015.

 

Hvordan sikrer I, at de centrale medarbejdere hos KIT får forretningsindsigt i politiet som organisation? Dette efterspørges nemlig fra flere centrale kilder, der oplever, at det er svært at forklare medarbejdere i for eksempel Kundeservice, hvilken fejl man melder ind – ligesom det kan være svært at forklare, hvorfor en sag er en hastesag.

- Koncern IT har i Center for Service siden efteråret 2014 gennemført sektionsbytninger, hvor medarbejderne i henholdsvis Kundeservice (vores helpdesk supportere) og Onsite (vores lokale supportere, som er placeret ude i kredsene) kommer på besøg hos hinanden i to arbejdsdage. For kundeservicemedarbejderne er formålet primært at få et indblik i det daglige arbejde i en politikreds. Sektionsbytningerne vil fortsætte 2015 ud.

 

Hvordan arbejder man i Koncern IT med at give en support, der fokuserer på brugernes behov? Lige nu oplever de kilder, vi har talt med ret stor irritation over ikke at vide, hvornår en given opgave er færdig, ligesom det kan være svært at vide, om opgaven er forstået korrekt af personalet i Kundeservice.

- I Koncern IT har vi i efteråret 2014 defineret et servicekoncept, og vi arbejder til stadighed på at forbedre vores kommunikation ud mod politiets medarbejdere. Som en del af arbejdet med vores brugertilfredshedsundersøgelse laver vi opfølgning over for de medarbejdere, som tilkendegiver, at de er meget utilfredse med vores service med henblik på forbedring af både interne arbejdsgange og vores service generelt.

 

En kritik af Koncern IT går desuden på, at man er ivrig efter at opfinde nyt, men ikke bruger så mange kræfter på at få de basale ting til at fungere – som for eksempel internet, gamle systemer, rapporter der forsvinder i POLSAS med videre. Hvad er jeres prioriteringer? Og er der hold i kritikken?

- Koncern IT bruger mange kræfter på at forbedre politiets it-landskab som en samlet helhed. Det betyder, at der arbejdes både på at gennemføre it-projekter, som skaber helt nye og forbedrede arbejdsgange, men også at der arbejdes med at sikre, at vores eksisterende it-systemer fungerer så optimalt som muligt. Populært sagt kan man sige, at vi ombygger flyet, mens vi flyver. Det er en svær opgave, men det er nødvendigt, hvis vi skal kunne levere tidssvarende it-løsninger i en mere og mere kompleks verden. Der afsættes således både ressourcer til nyudvikling og til opgradering/vedligeholdelse.

   - I den samlede plan for alle større it-projekter er der således også en række interne opgraderings- og udviklingsopgaver, der skal sikre en endnu bedre og mere effektiv drift. Mindre projekter og generel vedligeholdelse af it-systemerne prioriteres sammen med de enkelte forretningsejere og i de dertil hørende brugerfora – for på denne måde at skabe maksimal gennemsigtighed i forhold til vores prioriteringer. Denne struktur er ikke helt på plads for alle systemer, men det er forventningen, at den fremover vil skabe en langt større gennemsigtighed.

 

De kilder, vi har talt med, er samstemmende enige om, at der spildes mange timer på grund af fejlmeldinger, nedbrud i systemerne, rapporter der bliver væk og internetforbindelser, der ikke fungerer. Er dette timespild et, man har forholdt sig til i Rigspolitiets direktion?

- Koncern IT er meget bevidst om, hvad en fejl eller et nedbrud kan have af betydning for det daglige politiarbejde. Vi er samtidig nødt til at prioritere vores ressourcer, da der findes mere end 400 forskellige systemer, der skal supporteres. Det gør vi ved, at vi indgår en aftale med brugerne om, hvilke mål der skal opfyldes i forhold til support og drift af det enkelte it-system. Når der laves en serviceaftale på et system, er det primært ud fra en vurdering af, hvor kritisk systemet er. For at sikre kontinuerligt fokus på service er der etableret et IT Driftsforum, hvor repræsentanter fra kredsene og Rigspolitiet en gang i kvartalet mødes med Koncern IT. Her rapporterer vi løbende på serviceniveauet. Ligeledes aftaler vi løbende forbedringstiltag, der prioriteres og følges.

 

Om Koncern IT  

Koncern IT (KIT) er dansk politis centrale it-afdeling. I 2012 blev Michael Steen Hansen ansat som it-direktør i Koncern IT. Han kom fra en stilling som it-direktør i Region Sjælland, og skulle nu stå for den store opgave det er at modernisere politiets it. I midten af juni var han dog pludselig nødsaget til at forlade posten af personlige årsager. Derfor er afdelingschef i Justitsministeriet, John Vestergaard, nu konstitueret direktør hos Koncern IT.

KIT’s hovedopgave er at drive og udvikle politiets og anklagemyndighedens it-systemer og platforme. Derudover varetager KIT brugersupport til alle i politiet.

 

KIT beskæftiger cirka 300 medarbejdere og er inddelt i fire centre og en afdeling:

Strategiske Stabe er ansvarlig for landsdækkende strategier og politikker inden for it-området. Centret har både en myndigheds- og rådgivningsrolle over for hele dansk politi inden for it-sikkerhed, arkitektur og investeringsplanlægning. Centeret er desuden ansvarlig for it-porteføljen og planlægning på tværs af organisationen.

Service er KIT’s primære forbindelse til brugerne i dansk politi. Det er her brugerne henvender sig med spørgsmål og fejlmeldinger på politiets it-systemer og udstyr. 

Udvikling har til opgave at gennemføre og styre it-projekter i dansk politi. Projekterne vedrører politiets interne it-systemer, store EU-projekter og udvikling af borgerrettede applikationer med mere. Centret er desuden ansvarlig for videreudvikling af politiets it-applikationer og infrastruktur.


Driftsikrer, at dansk politis it-systemer og platforme kører i forhold til serviceaftalen og har ansvaret for, at politiets infrastruktur og it-systemer vedligeholdes og til stadighed er driftsmæssigt stabile.

POLARIS er et udviklingsprogram, der skal resultere i implementering af en ny og moderniseret it-understøttelse af sagsbehandlingsprocesserne i politi og anklagemyndighed. 

 

Kilde: Rigspolitiet